Personio & DATEV anbinden: BGM-Kennzahlen automatisch statt Excel

Warum frisst manuelle Datenerfassung so viel Zeit?

Die monatliche BGM-Auswertung läuft bei den meisten HR-Teams nach demselben Muster ab: Abwesenheitsdaten aus dem HR-System exportieren, in eine Excel-Tabelle einfügen, Krankenstandsquote manuell berechnen, Fluktuationsrate aus einer anderen Datei nachschlagen, alles in eine dritte Datei zusammenführen — und das Ergebnis ist trotzdem nie ganz aktuell. In vielen HR-Teams kostet dieser manuelle Prozess jeden Monat mehrere Stunden, Fehlerkorrektur inklusive.

Das Problem liegt nicht am fehlenden Willen zur Analyse, sondern an der Systemarchitektur: BGM-Tool und HR-System sprechen nicht miteinander. Dabei liegen alle relevanten Rohdaten längst digital vor — in Personio, DATEV HR, rexxHR oder Kombo. Die Integration dieser Systeme ist technisch gelöst, der Aufwand einmalig und überschaubar.

Welche Kennzahlen fließen automatisch?

Sobald Ihr HR-System mit EasyBGM verbunden ist – per Schnittstelle (Personio, rexx, Kombo, Factorial, Lucca) oder bei DATEV per Datei-Import –, stehen folgende Kennzahlen ohne manuellen Export zur Verfügung:

**Krankenstand:** Anzahl der Krankheitstage pro Mitarbeiterin und Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Abteilung, Standort und Beschäftigungsart. EasyBGM berechnet daraus die Quote und zeigt Trends über zwölf Monate.

**Fluktuation:** Ein- und Austritte im Synchronisierungszeitraum. Daraus ergibt sich automatisch die bereinigte Fluktuationsrate — getrennt nach freiwilligem Abgang und betriebsbedingten Trennungen, sofern Ihr HR-System diese Unterscheidung führt.

**Headcount und Altersstruktur:** Aktive Köpfe nach Abteilung, Altersgruppe und Betriebszugehörigkeit. Besonders nützlich für die demografische BGM-Planung: Welche Altersgruppen sind überproportional von Krankenstand betroffen? Wo besteht in fünf Jahren ein Kompetenzabfluss-Risiko durch Renteneintritt?

**Abwesenheitsarten:** Unterscheidung von Krankheit, Urlaub, Elternzeit und sonstigen Abwesenheiten — relevant, um echte BGM-Handlungsfelder von saisonalen Effekten zu trennen.

Der Abgleich läuft automatisch jede Nacht und lässt sich jederzeit von Hand anstoßen. Übernommen werden nur die Felder, die für die Kennzahlen gebraucht werden.

Wie ist der Datenschutz bei der Synchronisation geregelt?

Fehlzeiten wegen Krankheit sind Gesundheitsdaten und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt – das gilt auch für zusammengefasste Kennzahlen, sobald Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Bei der Integration sind drei Punkte entscheidend:

**Personenbezug nur, wo er nötig ist:** Für die Berechnung übernimmt EasyBGM Fehlzeiten je beschäftigter Person – Art der Abwesenheit, Zeitraum und Arbeitstage, keine Diagnosen. Einzeldaten sehen nur die Administratorinnen und Administratoren Ihres Unternehmens; alle anderen Mitglieder sehen ausschließlich zusammengefasste Kennzahlen. Altersgruppen werden erst ab einer Mindestgröße ausgewiesen, damit niemand erkennbar wird.

**Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitung:** Die Verbindung zwischen HR-System und BGM-Tool fällt unter Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. EasyBGM stellt einen standardisierten AVV bereit. Dieser muss vor der ersten Synchronisierung unterzeichnet sein — nicht als Formalität, sondern weil er die Löschfristen und Zugriffsbeschränkungen verbindlich regelt.

**Information und Nachvollziehbarkeit:** Jeder Abgleich wird im Verlauf festgehalten. Mitarbeitende müssen über die Verarbeitung informiert werden (Art. 13 DSGVO), zum Beispiel über eine Ergänzung der Datenschutzinformation für Beschäftigte. Welche Rechtsgrundlage trägt und ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, dem Betriebsrat.

Was HR mit Gesundheitsdaten auswerten darf und was nicht, erklärt der Ratgeber Gesundheitsdaten im BGM.